Capgemini
Institut

Un Middle Office pour digitaliser le parcours formation

Client

Capgemini Institut

Expertises

Technos

Symfony

API Val Software Ammon

SendGrid

Années

2024 -> 2025

Un projet similaire ?

Développement d'un Middle Office pour digitaliser et centraliser la gestion des formations.

Contexte

Partenaire de Capgemini Institut depuis 2007, Kernix accompagne l’organisme de formation dans les évolutions stratégiques de son écosystème digital. Après le succès de la refonte du site Internet vitrine sous WordPress en 2021, la modernisation de la plateforme s’est naturellement prolongée avec la création d’un espace de gestion dédié et performant.

Pour unifier l’expérience des participants, animateurs, clients et de son administration des ventes, Capgemini Institut a renouvelé sa confiance à Kernix en 2023 pour développer cette plateforme métier centrale : le Middle Office « Mon Espace ».

Le défi

Transformer un portail vieillissant en un hub de services intégrés

L’ancien portail montrait ses limites face aux nouvelles exigences de performance, de sécurité et d’expérience utilisateur. La gestion des formations restait entravée par des processus hétérogènes et une dispersion de l’information (portail, emails, outils internes). Le projet visait donc à :

Centraliser les flux d’information : mettre fin à la dispersion des documents et des données entre l’ancien portail, les e-mails et les outils internes pour créer une source de données unique et fiable.
Moderniser l’expérience utilisateur : remplacer une interface vieillissante par des parcours intuitifs pour chaque type d’utilisateur participant, animateur et administrateur.
Automatiser les processus métier : renforcer l’intégration avec l’ERP métier AMMON pour éliminer les tâches manuelles, fiabiliser les données et gagner en efficacité opérationnelle.

Le projet

Un portail sur-mesure comme colonne vertébrale du parcours formation

Kernix a conçu et développé une application web sécurisée avec Symfony, agissant comme le nouveau centre névralgique de la gestion des formations. Cette solution repose sur une architecture applicative robuste, une conception centrée sur les parcours utilisateurs (UX) spécifiques à chaque rôle, et une intégration profonde avec l’ERP via une API dédiée.
Le portail devient ainsi le prolongement direct de l’outil de gestion central de Capgemini Institut, offrant une interface moderne et efficace pour tous les acteurs.

Focus Projet

Gestion multi-profils avancée : création de trois espaces utilisateurs distincts (Participant, Animateur, Administrateur) avec des indicateurs clés, différentes fonctionnalités et droits d’accès finement paramétrés selon chaque rôle (par exemple, accès différencié aux documents ou aux listes de participants).
Centralisation documentaire intelligente : mise en place d’un système robuste pour le dépôt, le téléchargement et la gestion des accès aux documents (supports de cours, plan d’accès, rapport pré-formation, etc.) par profil et par session, incluant des notifications automatiques (ex : dépôt de support , rappels J-10/J-5 pour les animateurs ).
Architecture technique moderne (Symfony & API) : réalisation d’une application web performante, sécurisée et maintenable basée sur le framework PHP/Symfony. L’architecture s’appuie fortement sur des API pour communiquer avec les systèmes externes :
- API Val Software Ammon : synchronisation des données clés (utilisateurs, sessions, inscriptions, lieux, etc.), assurant la cohérence avec l’ERP
- API WordPress : récupération dynamique des données de formation, animateurs et actualités depuis le site vitrine
- API SendGrid : SendGrid répond à des exigences de sécurité et de délivrabilité très élevées
Digitalisation des fonctionnalités métier : intégration de processus clés directement dans le portail : suivi détaillé des inscriptions et des collaborateurs par les clients, gestion simplifiée des documents par les administrateurs, interface dédiée aux animateurs pour le dépôt des supports, système de demandes de modification d’informations personnelles et notifications emails.

Résultats

Mise en production à l’été 2025, après une phase pilote concluante auprès d’un panel d’utilisateurs, la nouvelle plateforme a été adoptée avec succès. Les retours ont permis d’affiner l’outil, garantissant une transition fluide.

L’efficacité opérationnelle a été rapidement validée : les équipes de Capgemini Institut bénéficient d’un outil de travail unifié qui automatise de nombreuses tâches et fluidifie la collaboration.

L’expérience utilisateur est plébiscitée par les clients, participants et animateurs pour sa clarté, son intuitivité et la simplification des démarches.

Capgemini Institut dispose désormais d’une plateforme conçue pour offrir une expérience utilisateur plébiscitée, alliant clarté et simplicité. Grâce à une base technique robuste (Symfony), elle facilite le quotidien des équipes.

institut.capgemini.fr/

Prochaine réalisation

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