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Télétravail : retour d’expérience sur la mise en place et la réussite de notre confinement

Depuis de début de l’année, avec les grèves des transports publics puis le confinement dû à la crise sanitaire liée au Covid-19, de nombreuses entreprises ont eu recours, quand il était possible, au télétravail pour maintenir leur activité. Face à ces différents événements, l’agence digitale Kernix s’est adaptée à un monde qui exige souplesse, réactivité et flexibilité.

Les conditions de télétravail à Kernix

Équipement, communication et logiciels

C’est en 2018 que l’agence a mis en place, dans le cadre d’un accord collectif, le télétravail pour ses collaborateurs. Cela faisait quelques années que des expérimentations ou la gestion de cas particuliers avaient permis de développer cette pratique. Mais en 2018, cela s’est structurée. Cette évolution s’est tout d’abord effectuée par le changement du parc informatique, en passant les collaborateurs ayant des ordinateurs de bureau à des ordinateurs portables avec des logiciels sécurisés. Ensuite, cela a été l’amélioration de l’infrastructure informatique opérée par les services technique et infogérance de Kernix. Ces changements ont apporté de nouvelles habitudes et de meilleures conditions de travail afin d’assurer la sécurisation et la vitesse des informations échangées, quel que soit le lieu où le collaborateur se trouve. Ainsi, ils ont à leur disposition des moyens et des outils pour travailler à distance :

  • Équipement informatique pour la mobilité (ordinateur portable)
  • Accès distant sécurisé VPN Kernix
  • Messageries (Kernix Google for work et Slack)
  • Systèmes de discussion (téléphonie 3CX, Google Meet, Slack)
  • Logiciels en SAAS (éditeurs de code, Docker, Adobe Creative Suite, G Suite, Microsoft 365 etc.)
  • Outils métiers (ERP, facturation, CRM etc.)

Sécurité de l’information et protection des données

L’agence apporte la plus grande importance à la sécurité des données des projets. Kernix utilise différents dispositifs pour assurer une protection maximale de ses informations :

  • Équipement informatique sécurisé (ordinateur portable avec disque dur crypté et protégé par des mots de passe forts d’ouverture de session, blocage à distance)
  • Protection des informations sensibles par des services sécurisés (Dashlane et VPN)
  • Services de partage de documents et de maquettes protégés par mot de passe (Google Apps for work et Invision)
  • Accès aux services Kernix (ERP, dépôt Git, …) et aux serveurs de manière sécurisée par VPN

Face à la crise sanitaire, Kernix a mis en place un plan de continuité afin d’assurer la sécurité et le bien-être de ses équipes tout en assurant la qualité et l’engagement de nos services à nos clients.

Nos équipes et le télétravail pendant le confinement

Le télétravail est un mode de travail qui correspond au secteur d’activité de l’entreprise. La plupart des collaborateurs ayant déjà expérimenté au moins une fois le travail à distance. Grâce à l’expérience du travail à distance, Kernix a pu rapidement déployer cette organisation, sans difficulté, en temps de crise.

Le télétravail pour les équipes de Kernix

Le travail à distance pendant le confinement a amené les équipes à faire évoluer et à adapter leur organisation.

La confiance mais non sans exigence
La question de la confiance est fondamentale quand on travaille à distance. Il est important de laisser de l’autonomie aux collaborateurs tout en leur donnant des objectifs en vue de répondre aux demandes des clients en temps et en heure.

L’autonomie de chacun
Le télétravail fait appel à l’autonomie, à une bonne organisation et à une rigueur de manière à atteindre ses objectifs.

La cohésion des équipes
Depuis quelques années, les différents pôles de Kernix effectuent des réunions régulières : réunions trimestrielles sur la situation de la société, réunions hebdomadaires des développeurs, de production, de l’équipe front-end et design… Pendant cette période, ces échanges sont des habitudes qui aident les personnes à se sentir moins isolées et donc renforcer la solidarité des équipes.

La disponibilité des collaborateurs
Travailler depuis la maison, c’est respecter ses horaires de travail, se rendre disponible aux heures prévues et remplir ses objectifs.

L’adaptation de son travail de tous les jours : la collaboration, la communication et l’entraide
Du fait de l’éloignement physique, le télétravail a changé les habitudes des équipes. C’est grâce à des outils de collaboration à distance, comme Slack, que les chefs de projets et les développeurs ont ainsi pu continuer à communiquer régulièrement et ainsi assurer une bonne transmission des informations permettant de faire avancer les projets.

Le rôle des managers
L’aide dans l’organisation des équipes est important. Chaque manager a un rôle important : il est le pilier pour coordonner et accompagner le travail des collaborateurs de Kernix.

En temps normal, le télétravail régulier apporte de nombreux avantages aux employés et aux employeurs, mais le télétravail en confinement n’est pas une situation de télétravail “normale”. Le confinement a bouleversé la notion de télétravail, dans le sens où il s’est imposé soudainement et il est effectué à temps plein, à domicile ou à celui d’un proche. L’environnement est lui aussi particulier puisque le “télétravailleur” se retrouve avec son conjoint ou sa conjointe et/ou ses enfants. Ces différentes conditions font que le travail peut être parfois difficile.

Dans cette situation de crise, le télétravail en confinement peut ne pas convenir à tout le monde. Il est donc important d’échanger sur ces conditions et de s’adapter aux différents tempéraments et personnalités des collaborateurs afin de les accompagner au mieux dans leur travail.

Les événements Kernix : des bulles d’air pour oublier qu’on est loin des uns des autres

Durant cette période de travail à la maison, le “Bureau des Événements (BDE)” de Kernix a organisé régulièrement des rendez-vous et des moments de convivialité sur Meet, Slack ou Zoom afin de maintenir le lien, la dynamique et la cohésion entre les différents collaborateurs. Ainsi, les équipes ont pu participer à différentes activités, que ce soit la soirée de la Saint-Patrick, le premier concours culinaire sur le thème du poisson, le défi participatif « la série d’émoticônes représente un projet / un client, retrouverez-vous lequel ? », l’apéro blind test sur les photos d’enfance des collaborateurs, la présentation de l’événement « Choisissez une affiche de film, et reproduisez-la ! Retouches autorisées » etc.

Rassemblement de l’équipe Kernix pour la présentation de l’évènement “Choisissez une affiche de film, et reproduisez-la ! Retouches autorisées”

Témoignages des collaborateurs sur le télétravail

J’ai choisi cette période de confinement pour commencer chez Kernix ! Et il faut dire que la bienveillance des collaborateurs a montré que rien n’était impossible, même pas une intégration via Google Meet
Pauline Lapierre, nouvelle chef de projet
Dès la phase de confinement annoncée, j’ai pu aller récupérer tout mon matériel de travail ainsi qu’un second écran chez Kernix. J’en ai même profiter pour récupérer ma petite plante :). Par rapport à mon entourage, j’ai vraiment ressenti un grand confort (aussi bien matériel et que sur les outils de communication) pour travailler dans de bonnes conditions, comme au bureau. Il n’y avait plus qu’à lancer ce site : https://imisstheoffice.eu pour retrouver les petits bruits de fond que l’on a au travail, pour se mettre dans l’ambiance.
Stéphanie Lesquivin, chef de projet

Nos engagements et nos services tout en assurant la sécurité des collaborateurs

Dans ce contexte de déconfinement progressif, le gouvernement a insisté sur le fait que, jusqu’à nouvel ordre, le télétravail doit être systématiquement privilégié dès lors que le poste est compatible. Dans ce sens-là, pour le bien-être des plus fragiles et l’inquiétude des proches de nos équipes, les collaborateurs passionnés sont toujours en télétravail. Quels que soient les projets et les attentes des clients, la présence et l’investissement des équipes ne changent pas, même au contraire, nous sommes pleinement engagés à maintenir un service de qualité afin de satisfaire les demandes de nos clients et les nouvelles opportunités avec la confiance et le soutien de la direction et des managers de Kernix. C’est d’ailleurs avec joie et fierté que durant cette période extraordinaire nous avons lancé de nouveaux projets, avec des clients existants mais aussi avec des nouveaux, en adaptant nos méthodes de travail notamment pour les phases de cadrage et de conception. Et dernier point (et pas des moindres), nous avons également recruté et intégré une nouvelle collaboratrice en avril… là aussi nous avons fait évoluer notre organisation, durablement !

Malgré la situation actuelle, nous espérons au plus vite nous retrouver physiquement. En attendant, prenez soin de vous et de vos proches.

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